Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung gemäß DSGVO

Als Verantwortliche für Ihre bei uns erfassten personenbezogenen Daten nehmen wir die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten sehr ernst.

Der nachfolgenden Datenschutzerklärung können Sie entnehmen, wann und warum wir die personenbezogenen Daten erfassen und wie wir diese verwenden.

Verantwortliche Person:

Elena Sander – Lingua Office

Übersetzungs- und Dolmetschleistungen
Edith-Stein-Str. 1, 76189 Karlsruhe

Tel.:    +49 (0)721 / 9095474
Mobil:  +49 (0)179 / 7520585
Fax:    +49 (0)721 / 3357251
kontakt@lingua-office.de
elena.sander@lingua-office.de
https://www.lingua-office.de

Wichtige Begriffe im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung und der DSGVO:

1)    Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (Betroffene(r)) beziehen wie Name, Geburtsdatum, Postanschrift, E-Mail-Adresse, etc. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

2)    Verarbeitung

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

3)      Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Zweck der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden erfasst, gespeichert und genutzt, um Dienstleistungsangebote zu erstellen und zu verschicken, Übersetzungsleistungen zu erbringen sowie steuerliche und buchhaltungstechnische Dokumentation zu erfassen. Diese Angaben beinhalten Titel, Vornamen, Nachnamen, ggf. Firmennamen, geschäftliche bzw. private Anschrift sowie sonstige Abrechnungsdaten wie USt.-ID-Nr., Website, E-Mail-Adresse, Telefonnr., einschließlich der erbrachten bzw. zu erbringenden Leistungen.

Die erhaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum oben genannten Zweck erfasst.

Weiterleitung von personenbezogenen Daten

Die zu übersetzenden Unterlagen bzw. im Zusammenhang mit dem Auftrag stehenden Referenzen und Arbeitsmittel werden an Kollegen weitergeleitet, die mit dem Lektorat der Übersetzung bzw. mit der Übersetzung beauftragt werden. Die zu diesem Zweck beauftragten Kollegen müssen vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben. Der Auftraggeber kann jedoch schriftlich anfordern, dass sämtliche personenbezogene Daten zum Auftrag und in den betroffenen Texten zuerst anonymisiert werden, bevor sie für weitere Bearbeitung weitergeleitet werden.

Andere Dritte, die Zugriff auf die von uns erfassten personenbezogenen Daten haben könnten (Internetdienstanbieter, E-Mail-Anbieter, Steuerberater usw.) arbeiten DSGVO-konform.

Aufbewahrungsfrist

Die uns übermittelten personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der Auftraggeber uns zur Löschung auffordert, die Einwilligung zur Speicherung widerruft oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Auftragsbearbeitung). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt. Geschäftskorrespondenz und übersetzte Dateien werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Geschäftsbriefe für 6 Jahren aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

Jegliche personenbezogene Daten in übersetzten Dateien werden in sogenannten Translation Memories des computergestützten Übersetzungstools SDL Trados Studio gespeichert. Zugriff auf diese verschlüsselt aufbewahrten .tmx-Dateien hat ausschließlich Lingua Office. Der Auftraggeber ist jedoch dazu berechtigt, jederzeit nach der Auftragserledigung die Löschung dieser personenbezogenen Daten anzufordern.

Rechte der Auftraggeber als betroffene Person

Die betroffene Person ist dazu berechtigt, ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten jederzeit anzusehen, anzupassen oder (zwingende gesetzliche Bestimmungen bzgl. der Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt) löschen zu lassen. Darüber hinaus kann der Auftraggeber unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung seiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Er hat das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel stehen hierfür die Aufsichtsbehörde seines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der E-Mail- Kommunikation) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.